（一）总 则
第一条 为加强学院档案的科学管理，根据《档案法》、《安徽省档案条例》，并结合学院实际情况，特制定本办法。
第二条 学院形成的各类档案是学院工作活动的真实历史记录，是学院的宝贵财富。学院档案由院综合档案室集中管理，做到制度健全收集齐全，管理科学，保密安全，利用方便。
第三条 学院应将档案工作纳入学院工作的整体发展规划和议事日程，纳入学院领导和档案人员的工作职责，纳入教职员工的职责范围，并与考核奖惩挂钩。
(二)档案工作管理体制
第四条 档案工作实行集中统一管理的原则，综合档案室是档案材料的储存和利用中心并负责统筹、协调、组织、管理全院档案工作。
第五条 院长领导档案工作，综合档案室原则上由院办公室管理，或指定有关人员负责管理，各职能部门负责人负责本部门档案工作。学院档案工作形成网络，并明确档案网络组织人员。
第六条 档案室配备档案专职管理人员，全面负责对部门档案工作的业务指导、检查和监督，负责本院档案的管理和利用工作。
(三)档案工作的基本职责和任务
第七条 学院分管档案工作领导积极贯彻上级对档案工作的指示精神，把档案工作纳入学院工作计划中并进行考核，负责审定学院档案管理的制度，切实解决档案工作中存在的实际问题。
第八条 档案专职管理人员的职责和任务是制定学院档案业务的具体规定；制定和推行档案的分类、归档、保管和借阅等制度；负责对各部门档案材料的收集、归档工作进行监督和指导；负责办理各部门档案的归档工作；负责全院综合档案的管理工作。
第九条 凡学院工作中形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、工、团及人事、保卫、财会、基建等工作中形成的文件材料)，均由文书部门或业务部门的专职或兼职的文书工作人员负责进行整理、立件、装订、编目、装盒，并定期向档案部门归档。
(四)档案的管理
第十条 文件归档范围：
党群工作类、行政管理类：凡学院党、政、工、团等部门在实际工作中形成的文件材料。
教学管理类、学籍管理类：凡学院及教师个人在教学、教育管理实践以及研究活动中形成的文件材料。
基建档案类：凡学院在基建工作活动中形成的文件材料。
会计档案：凡学院在财务工作活动中形成的报表、帐簿和凭证、其它等文件材料。
声像档案类：凡学院在各项活动中形成的照片、录音带以及录像带等。
第十一条 归档时间：文书、业务部门要把办理完毕的文件材料整理立卷，一般于次年六月底前归档完毕；教学档案按教学年度立卷，应在次年寒假前归档完毕；基建档案、声像档案应在项目完成后二个月内归档完毕；会计档案在会计终了年后归档完毕，同时编制移交目录，交接双方履行签字手续，档案部门接收档案要坚持质量标准，最主要的是将应归档的文件材料收集齐全完整，保持文件材料之间的历史联系，便于保管和利用。
第十二条 学院档案分类与保管期限的划分，按规定进行。
（一）党群、行政、教学、学生管理类档案，采用年度—问题—保管期限分类法。
（二）基建、设备类档案，其中基建档案以一个工程单位，按项目组织保管单位，设备以一台设备型号为单位组织保管单位。
（三）会计档案采用年度—形式—保管期限分类法。
（四）声像档案采用活动类型—时间分类法。
(五)档案的安全保管与统计
第十三条 档案库房必须切实做好防火、防潮、防盗、防光、防蛀、防虫、防霉、防鼠等八防工作,确保档案安全。
第十四条 定期对档案进行检查，发现破损、霉变或字迹模糊，要及时采取措施进行技术处理。
第十五条 档案工作人员变动时要做好档案的移交工作认真履行交接手续。
第十六条 认真做好档案的统计工作，对各种载体的档案收进、移出、利用应及时进行登记，并按规定向主管部门呈报统计表。
(六)档案的鉴定、销毁
第十七条 档案部门应定时对保管期已满的档案进行鉴定，对确属销毁的各类档案要逐件编造清册，报院领导审批后，方予以销毁。
第十八条 销毁档案时由学院领导指定专人负责监督，定点销毁，监销人员要在销毁清册上签字。
(七)档案的利用
第十九条 建立档案借（查）阅制度，严格履行审批手续。借阅人员要在指定地点查阅，查阅时不得把卷拆散、抽取、损毁或转借他人。教师业务档案如本人需查阅时，可不履行审批手续，但其他人员借阅时，须征得其本人同意，方可查阅。
第二十条 学院综合档案室应根据工作需要，编制必要的目录、索引等检索工具，编制各种汇编和参考资料，积极主动地为学院各项工作服务。
附件1：鉴定归档文件时须注意的问题
附件2：归档文件的排列与编号
附件3：8040威尼斯党群类文件材料归档范围和保管期限表
附件4：8040威尼斯行政类文件材料归档范围和保管期限表
